Méthode 5S : Organiser son bureau pour booster productivité et bien-être

De Toyota au lean management… jusqu’à mon bureau

À quoi font référence les "5S" ? À cinq mots japonais, chacun représentant une étape vers une meilleure organisation :

• Seiri (Trier) : se débarrasser de l’inutile pour ne garder que l’essentiel.
• Seiton (Ranger) : organiser de manière logique ce qui a été conservé.
• Seiso (Nettoyer) : maintenir un environnement propre, régulièrement et collectivement.
• Seiketsu (Standardiser) : mettre en place des règles simples pour conserver l’ordre établi.
• Shitsuke (Soutenir/Discipliner) : ancrer la méthode dans les habitudes quotidiennes.

Chaque "S" constitue une étape qui prépare la suivante. Ensemble, ils forment un cercle vertueux d’amélioration continue.

Née au Japon dans les années 1950, la méthode 5S a révolutionné l’organisation industrielle. Développée par le groupe Toyota dans le cadre de son système de production, elle a été mise en place par le chef de production, Taiichi Ohno dans le but d’améliorer l’efficacité, l’organisation et la propreté sur le lieu de travail. 

Il faudra attendre le début des années 90 pour que les 5S deviennent populaires, notamment aux États-Unis grâce au livre de Hiroyuki Hirano 5 pillars of the Visual Workplace (1990), et en France avec le livre de Takashi Osada, Les 5S (1993), qui a largement contribué à diffuser cette méthode en adaptant ses principes au contexte occidental.

Cette approche fait aujourd’hui partie des piliers du lean management, une philosophie de travail qui vise à éliminer le gaspillage sous toutes ses formes et à fluidifier les processus. 

Cette philosophie est également intégrée dans les cursus du Groupe IGENSIA Education, qui forme les futurs managers à la conduite du changement et à l’amélioration continue :

• À l’ESAM, le programme Manager des Organisations (accessible par la VAE) développe des compétences en conduite du changement, optimisation des processus et performance organisationnelle.
• L’ICD Business School aborde les méthodes lean dans ses enseignements en supply chain, gestion de projet et pilotage d’activité, formant des profils capables d’analyser, de rationaliser et d’améliorer en continu les flux au sein des entreprises.

Nettoyer, ranger, retrouver de l’espace : pourquoi réveiller la Marie Kondo qui sommeille en vous ?

Si elle est née dans l’industrie, la méthode 5S trouve parfaitement sa place dans les bureaux modernes. Elle ne se limite pas aux chaînes de production : elle s’adapte à la gestion des documents, des fournitures, des outils numériques et de l’espace de travail, qu’il soit personnel, partagé… ou mobile.

Car aujourd’hui, le bureau n’est plus un lieu fixe. Il tient dans un sac à dos, un ordinateur portable, un espace de coworking ou une connexion Wi-Fi.

Le 5S devient alors une boussole pour les travailleurs nomades, en quête d’efficacité, de légèreté et de clarté mentale.

Quels sont les réels bienfaits du 5S ?

• La réduction du stress : un espace (physique ou numérique) ordonné diminue la charge mentale.
• Un gain de temps : tout est à sa place et accessible rapidement, même dans un cloud.
• Une image plus professionnelle : pour soi, ses collègues ou ses visiteurs.
• Plus d’efficacité : pas de distraction, un esprit concentré.
• Un cadre plus sain : nettoyer régulièrement limite la négligence et améliore l’ambiance. Moins de surcharge matérielle permet plus de fluidité.
   

Le 5S décrypté : comment faire, en 5 étapes simples

Comment adopter cette méthode de façon concrète ? Voici les étapes faciles à suivre. 

1. Trier (Seiri)
Commencez par passer en revue tout ce qui se trouve sur et autour de votre bureau : papiers, stylos, câbles, gadgets, objets personnels… Demandez-vous ce qui est vraiment utile et ce qui peut être rangé ailleurs, archivé, donné… ou jeté.

2. Ranger (Seiton)
Chaque chose doit avoir une place logique et accessible. Utilisez des boîtes, des tiroirs, des étiquettes. Rangez selon la fréquence d’usage : ce que vous utilisez tous les jours doit être à portée de main.

3. Nettoyer (Seiso)
Un bureau propre est un bureau plus agréable. Prenez l’habitude de faire le ménage : écran, clavier, surfaces… mais aussi le tri numérique (bureau d’ordinateur, boite mail, dossiers informatiques).

4. Standardiser (Seiketsu)
Établissez des règles simples : ranger en fin de journée, trier ses documents une fois par semaine, ne pas imprimer sans raison… L’idée est de créer une routine claire et partagée si vous travaillez en équipe.

5. Discipliner (Shitsuke)
Le plus dur, ce n’est pas de commencer, c’est de tenir dans la durée. Notez des rappels, instaurez des rituels (le "vendredi rangement", par exemple) et motivez votre entourage à faire de même.

Comme le suggère la méthode Kaizen, ce sont les petites actions répétées qui créent les grands changements. Pour ancrer durablement vos nouveaux réflexes, pensez aux micro-habitudes : elles transforment en douceur vos efforts ponctuels en routines naturelles. C’est dans la répétition que le 5S devient un automatisme.

La méthode 5S, une philosophie plus qu’une technique

Au-delà d’un simple outil d’organisation, le 5S est une manière de penser son environnement de travail. Il invite à plus de conscience dans notre façon de consommer, de collaborer et de stocker. Il valorise la simplicité, la clarté, mais aussi le respect des autres : un espace propre et bien tenu, c’est souvent un signe d’attention envers ses collègues.

Cela dit, il ne s’agit pas de juger les espaces désordonnés trop sévèrement. Des recherches menées par la psychologue Kathleen Vohs ont montré que « les environnements en désordre peuvent inspirer à sortir des sentiers battus, ce qui peut amener une personne à voir les choses d’un nouvel œil ». Dans ces mêmes études, les personnes placées dans un espace non rangé faisaient preuve de plus de créativité et préféraient des options plus innovantes que celles évoluant dans des environnements ordonnés. Un bureau un peu désorganisé pourrait donc aussi signaler un esprit particulièrement intuitif, tolérant et novateur.

Le 5S ne vient donc pas imposer un ordre rigide, mais offrir un cadre adaptable qui respecte les fonctionnements variés. Ce n’est ni une méthode contraignante ni une fin en soi. Elle peut être personnalisée, appliquée de manière progressive, et même coexister avec des formes d’organisation plus intuitives. Ce qui compte avant tout, c’est l’intention : rendre son lieu de travail plus fluide, plus agréable… ou plus inspirant, selon sa propre dynamique.

La méthode 5S propose une approche simple et efficace pour organiser son espace de travail et gagner en sérénité. Son succès repose toutefois sur un engagement durable et une adaptation aux besoins spécifiques de chacun. Plus qu’une contrainte, c’est un choix qui favorise clarté, productivité et bien-être.

Prêt à faire le tri pour de bon et passer à l’action ?

Rédaction : Lauryn BIKILE.
Direction Communication Groupe IGENSIA Education.